Page 87 - Freie Hansestadt Bremen Der Senator für Finanzen

Fortbildung für alle Beschäftigten / Methodische Kompetenzen 85

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Organisation und Geschäfts- Aktenführung und

verteilung der bremischen Dokumentenverwaltung

Verwaltung

Vermittlung der wesentlichen Bestandteile der Aufbau- Eine ordnungsgemäße Aktenführung hat für die Verwal-
und Ablauforganisation der bremischen Verwaltung mit tung verpflichtenden Charakter. Als wichtiges Instrument
Blick auf die besondere Situation Bremens als „Zwei-Städ- zur Steuerung von Geschäftsprozessen dient sie der mög-
te-Staat“. Unter Bezugnahme auf das Neue Steuerungsmo- lichst vollständigen Nachvollziehbarkeit und Abbildung al-
dell werden auch die entsprechenden Verfahrensvorschrif- ler behördlichen Tätigkeiten. Vermittelt werden Struktur
ten und Gesetze vorgestellt, die für die Organisation und und Aufbau einer (elektr.) Akte sowie die organisatorischen
Geschäftsverteilung in Bremen angewendet werden. Die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Aktenführung.
Organisationsstrukturen und der Aufbau der bremischen Gerade die elektr. geführte Akte sollte nicht als „Daten-
Verwaltung sollen dadurch nachvollziehbarer und trans- grab“ verstanden werden, sondern als Informationsplatt-
parenter werden. form für die Zusammenarbeit in der Verwaltung.

Inhalt: Inhalt:
— Aufgaben der öffentlichen Verwaltung — Rechtliche Grundlagen der Aktenführung
— Organisatorische Pläne/Verwaltungsgliederung — Bedeutung und Funktionen der Akten
— Geschäftsverteilung im Senat — Informationsfreiheit
— Gemeinsame Geschäftsordnung der bremischen — Verantwortlichkeit in der Aktenführung
Verwaltung — Aktenrelevanz: Was muss in die Akte hinein?
— Organisationsgrundsätze — Bedeutung und Aufgaben des Aktenplans, Organisa-
— Grundgesetz und Bremische Landesverfassung tion des Aktenzugriffs
— Bremisches Informationsfreiheitsgesetz — Ablage - was, wann, wie, wo, für welche Dauer?
— Abschließen von Vorgängen, Langzeitspeicherung
Ziele: und Archivierung: Wann und Wie?
Gesamtzusammenhänge des Verwaltungsaufbaus — Löschen und Vernichten von Akten und Vorgängen
allgemein als auch die der bremischen Verwaltung im
Besonderen verstehen und in den Arbeitsalltag integrie- Ziele:
ren können. — Sie erwerben Kenntnisse darüber, warum und wie
Akten ordnungsgemäß geführt werden müssen und
welchen Grundsätzen eine der Nachvollziehbarkeit
des Verwaltungshandelns dienende Dokumentenver-
waltung zu folgen hat

Zielgruppe: Neueingestellte Mitarbeiter*innen der bremischen Zielgruppe: Mitarbeiter*innen der bremischen Verwaltung
Verwaltung, die sich erstmals mit der Organisation der bremi- Seminarleitung: Jens Maier / Dr. Christian Krane
schen Verwaltung befassen, sowie Mitarbeiter*innen, die ihre Ort: Online-Veranstaltung
Kenntnisse auffrischen wollen Termin: Eintägig, 09:00-13:30 Uhr (online) (Termin wird
Seminarleitung: Marion Hermann rechtzeitig bekannt gegeben)
Ort: Aus- und Fortbildungszentrum/Tabakquartier
Termin: Montag, 22.01.2024, 08:00-15:00 Uhr
Anmeldeschluss: Montag, 27.11.2023